Salah satu tantangan terbesar saat memesan catering untuk acara adalah menentukan jumlah porsi yang tepat. Kalau kurang, tamu bisa kecewa karena tidak kebagian makanan. Kalau berlebihan, makanan terbuang percuma dan biaya jadi membengkak. Berikut panduan praktis menghitung porsi catering agar pas sesuai kebutuhan.

1. Tentukan Jumlah Tamu dengan Jelas

Langkah pertama adalah memastikan jumlah tamu undangan. Buat daftar seakurat mungkin dan beri tanda siapa yang kemungkinan hadir. Biasanya, dari total undangan, sekitar 80–90% tamu benar-benar datang.

Contoh:

• Undangan 200 orang → Perkiraan hadir 160–180 orang.

2. Gunakan Rumus Dasar Perhitungan Porsi

Setiap tamu biasanya mengonsumsi 1 porsi utama. Tapi perlu diingat, ada tamu yang makan lebih dari sekali, ada juga yang hanya mencicipi. Untuk menyeimbangkan, gunakan rumus:

Jumlah undangan × 70% = jumlah porsi yang perlu dipesan

Contoh:

• Undangan 200 orang × 70% = 140 porsi.
  Namun, tambahkan buffer 10–15% untuk tamu tambahan atau porsi ganda.
  → Total aman = 155–160 porsi.

3. Pertimbangkan Jenis Acara dan Durasi

• Acara singkat (1–2 jam): Biasanya tamu hanya makan sekali, jadi porsi sesuai jumlah hadir sudah cukup.

• Acara panjang (3–4 jam atau lebih): Tamu bisa mengambil makanan lebih dari sekali, jadi perlu tambahan porsi sekitar 20%.

• Acara santai (seperti arisan): Tamu cenderung makan lebih sedikit dibanding acara formal.

4. Perhitungkan Menu Pendamping

Kalau ada snack, dessert, atau stall makanan tambahan, porsi makanan utama bisa dikurangi sedikit. Misalnya:

• Ada 3 stall makanan → Porsi buffet bisa dikurangi 10–15%.

• Banyak pilihan dessert → Tamu cenderung makan lebih sedikit di menu utama.

5. Sesuaikan dengan Karakter Tamu

Kenali siapa yang hadir.

• Jika tamu mayoritas anak muda atau keluarga besar → cenderung makan lebih banyak.

• Jika tamu mayoritas orang tua → porsi biasanya lebih sedikit.

6. Diskusikan dengan Vendor Catering

Vendor berpengalaman biasanya sudah punya standar porsi per tamu. Jangan ragu meminta saran. Mereka bisa membantu menyesuaikan jumlah dengan jenis acara, durasi, dan menu.

Contoh Simulasi Perhitungan

Undangan: 300 orang

• Perkiraan hadir: 270 orang (90%)

• Hitung porsi utama: 270 × 70% = 189 porsi

• Tambahkan buffer 15% = 27 porsi

• Total aman: ± 215 porsi

Jika ada 2 stall makanan tambahan, porsi buffet bisa diturunkan jadi 200 porsi saja.

Kesimpulan

Menghitung porsi catering tidak bisa asal tebak. Perlu mempertimbangkan jumlah tamu, durasi acara, menu pendamping, hingga karakter tamu. Dengan perhitungan yang tepat, Anda bisa menghindari kekurangan makanan sekaligus mencegah pemborosan biaya.